Registro horario digital obligatorio: en qué punto está y qué vas a tener que hacer

Actualizado el 14 de septiembre de 2026. Esta página se revisa cada vez que hay un movimiento oficial. Si el real decreto se publica en el BOE, lo verás aquí el mismo día.

Resumen rápido: el nuevo real decreto todavía no se ha publicado en el BOE. Pero el registro de jornada ya es obligatorio desde 2019 y muchas empresas siguen incumpliéndolo con papel y Excel. Cuando el reglamento salga, entrará en vigor a los veinte días y esos dos formatos dejarán de valer.

En qué punto está exactamente

A día de hoy el reglamento está en tramitación. Los hitos que se conocen:

• El Ministerio de Trabajo llevó el borrador a consulta y negociación con los agentes sociales.
• En marzo de 2026 el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable. Señalaba tres cosas: que el impacto económico sobre las pymes no estaba bien evaluado, que no se contemplaban las particularidades de algunos sectores y que la protección de datos quedaba corta.
• Trabajo y Economía acordaron retomar la tramitación en septiembre de 2026.
• No hay fecha de publicación. Cualquiera que te dé una fecha exacta se la está inventando.

Cuando se publique, el propio texto prevé su entrada en vigor veinte días después. Ese es todo el margen que habrá.

Lo que ya es obligatorio hoy, te guste o no

Conviene separar las dos cosas, porque mucha empresa cree que hasta que no salga el nuevo decreto no tiene que hacer nada. No es así.

Desde el Real Decreto-ley 8/2019, toda empresa está obligada a registrar diariamente la jornada de cada trabajador, con la hora de inicio y la de fin, a conservar esos registros cuatro años y a tenerlos a disposición de los trabajadores, sus representantes y la Inspección de Trabajo. Eso lleva en vigor desde mayo de 2019.

Lo que cambiaría el nuevo reglamento no es la obligación: es la forma.

Qué exigiría el nuevo reglamento

Según el texto que ha trascendido durante la tramitación, los requisitos serían estos cinco:

1. Digital, y sólo digital

El papel y la hoja de cálculo dejarían de ser válidos. Se calcula que alrededor de un tercio de las pymes españolas sigue registrando así, con lo que el cambio afectaría a muchísimas empresas de golpe.

2. Registros inalterables y con trazabilidad

Un fichaje no se podrá reescribir sin dejar rastro. Si se corrige, tiene que quedar constancia de quién lo corrigió, cuándo y qué había antes. Este es justo el punto que un Excel no puede cumplir por diseño.

3. Acceso remoto para la Inspección de Trabajo

El inspector podría consultar los registros sin desplazarse a la empresa y en tiempo real. Hoy la Inspección pide los datos y se los llevan en papel o en un archivo; con el nuevo sistema entraría directamente.

4. Conservación durante cuatro años

Se mantiene el plazo que ya existe, pero ahora con la exigencia de que el sistema garantice la integridad durante todo ese tiempo.

5. Identificación individual, sin biometría de alto riesgo

Cada fichaje tiene que poder atribuirse a una persona concreta. Y aquí hay un matiz importante que a mucha empresa le sorprende: la huella dactilar y el reconocimiento facial son datos biométricos de categoría especial y la Agencia Española de Protección de Datos viene rechazando su uso para control horario salvo casos muy justificados. Si estás pensando en comprar un lector de huella, piénsalo dos veces.

Qué te puede costar no cumplir

No llevar el registro de jornada es una infracción grave en materia de relaciones laborales. Los importes los fija el artículo 40 de la LISOS y se gradúan en tres tramos:

La Inspección no aplica una cifra fija: gradúa según la gravedad, el número de trabajadores afectados, la reincidencia y la intencionalidad. Y hay una consecuencia que suele doler más que la multa: sin registro, en un juicio por horas extra la versión que prevalece suele ser la del trabajador, porque la empresa no puede probar lo contrario.

Durante la tramitación se ha discutido endurecer el régimen sancionador. Como todavía no está aprobado, no te vamos a decir cifras nuevas como si lo estuvieran.

Qué hacer ahora, sin esperar al BOE

Nuestra recomendación es sencilla y no tiene truco: si ya estás obligado desde 2019, el nuevo reglamento no debería cambiarte la vida. Si estás con papel o Excel, tienes dos opciones: esperar a que salga y correr con veinte días de margen, o cambiar ahora con calma.

Cambiar ahora tiene una ventaja que no es menor: el sistema entra funcionando, la gente se acostumbra, y cuando llegue la fecha ya llevas meses con los registros bien hechos. Migrar a toda prisa en tres semanas, con la plantilla protestando y el asesor saturado, es la peor forma de hacerlo.

Cómo lo resuelve Fíchalo

Fíchalo nació cumpliendo los cinco requisitos, no adaptándose a ellos después:

• Digital de origen. Se ficha desde el móvil, el navegador, una tablet en la pared o un terminal NFC.
• Registros inalterables. Cada corrección queda con su traza: quién, cuándo y qué había antes.
• Acceso para la Inspección sin que tengas que preparar nada.
• Cuatro años de conservación, sin que tengas que acordarte.
• Sin huella ni reconocimiento facial. Identificación individual por usuario o tarjeta, que es lo que la Agencia de Protección de Datos considera proporcionado.

Desde 6,90 € al mes, sin permanencia. Mira los planes o pide una demo y te llamamos el mismo día.

Preguntas frecuentes

¿El registro horario digital es obligatorio ya?

El registro de jornada sí, desde 2019. Que tenga que ser obligatoriamente digital todavía no: depende del real decreto que está en tramitación y que aún no se ha publicado en el BOE.

¿Cuándo entra en vigor?

No hay fecha. Cuando se publique en el BOE, entrará en vigor veinte días después.

¿Sigue valiendo el Excel?

Hoy sí, siempre que sea fiable y se conserve cuatro años. Con el nuevo reglamento dejaría de valer, porque un Excel no garantiza que nadie haya cambiado un dato después.

¿Y las empresas pequeñas también?

Sí. La obligación no depende del tamaño: afecta desde el primer trabajador contratado. Los autónomos sin empleados no tienen que registrar su propia jornada.

¿Puedo usar un lector de huella?

Es desaconsejable. La huella es un dato biométrico de categoría especial y la Agencia Española de Protección de Datos exige una justificación muy sólida para usarla en control horario. Hay formas más sencillas y menos arriesgadas de identificar a cada persona.

¿Qué pasa si un trabajador se olvida de fichar?

Se corrige, pero la corrección tiene que quedar registrada. Un sistema que permita reescribir el pasado sin dejar rastro es exactamente lo que el nuevo reglamento quiere impedir.

¿Cuánto tarda en ponerse en marcha?

Con Fíchalo, una tarde. Das de alta a la plantilla, cada uno entra desde su móvil y el primer día ya tienes registros válidos.

Una advertencia honesta

Esta página es divulgativa y no es asesoramiento jurídico. Recoge el estado de la tramitación a fecha de hoy y lo que se conoce del borrador; el texto final puede cambiar. Para decisiones con consecuencias legales, habla con tu asesor laboral.