Fíchalo, de principio a fin.
Todo lo que necesitas para poner en marcha el control horario de tu empresa: dar de alta a tu equipo, fichar, revisar jornadas y cumplir la ley. Con ejemplos de cada pantalla.
Este manual usa recreaciones de las pantallas reales de Fíchalo con datos de ejemplo. Lo que ves aquí es exactamente lo que verás en tu cuenta.
Qué es y cómo se accede
Fíchalo es el sistema de control horario de tu empresa. Tiene dos caras: el panel de administración, donde tú gestionas todo, y el fichaje, donde tu equipo registra su jornada. Todo funciona desde el navegador, sin instalar nada.
Las tres direcciones que debes conocer
| Para qué | Dirección | Quién entra |
|---|---|---|
| Panel de administración | app.fichalo.app/gestion | Tú (administrador) |
| Fichar | app.fichalo.app/fichajeremoto | Cada empleado |
| Ver mis horas | app.fichalo.app/fichajeremoto/mis-horas | Cada empleado |
Entrar como administrador
- Abre app.fichalo.app/gestion en tu navegador.
- Introduce los 5 últimos dígitos de tu DNI y tu PIN de 4 cifras.
- Pulsa Continuar. Ya estás en el panel.
El panel (dashboard)
Es lo primero que ves al entrar. Te da la foto completa de tu empresa en tiempo real: quién está trabajando, cuánta gente hay en plantilla y qué tienes pendiente de revisar.
- Resumen en tiempo real. Cuánta gente está fichada ahora mismo, tu plantilla total y los dispositivos conectados.
- Quién trabaja ahora. Cada persona fichada, con su hora de entrada y cuánto le queda de jornada. Se refresca solo.
- Pendiente de ti. Ausencias y vacaciones que esperan tu aprobación, sin tener que buscarlas.
Empleados
Desde Empleados das de alta a tu equipo, ves quién está fichado y entras a la ficha de cada persona. Cada empleado necesita solo un nombre y un DNI; el PIN se crea solo.
| Empleado | DNI | Nivel | Estado |
|---|---|---|---|
| SCSalva Campos | 11111111F | ADMIN | ● Libre |
| LFLucía Fernández | 70000001X | EMPLEADO | ● Fichado |
| MGMarta Gómez | 70000003X | EMPLEADO | ● Fichado |
| AMAna Molina | 70000005X | EMPLEADO | ● Fichado |
| SNSergio Navarro | 70000006X | EMPLEADO | ● Libre |
Dar de alta a un empleado
- Pulsa "+ Nuevo empleado" (arriba a la derecha).
- Rellena nombre, apellido y DNI/NIE, y elige la sede.
- Guarda. Se crea con un PIN automático que verás en su ficha. Ya puede fichar.
Cómo fichan tus empleados
Cada persona ficha con los 5 últimos dígitos de su DNI y su PIN de 4 cifras. Puede hacerlo de tres formas, según cómo trabaje tu empresa.
- Desde el navegador — en cualquier ordenador o móvil, entrando en app.fichalo.app/fichajeremoto. Ideal para oficina o teletrabajo.
- Modo quiosco — una tablet o PC compartido en la entrada; cada uno teclea su código.
- Terminal físico de pared — tu dispositivo propio con lector NFC. Fichaje en un toque con la tarjeta.
Registros de jornada
En Registros ves todos los fichajes agrupados por día. Puedes filtrar por fechas o empleado, corregir una hora y exportar todo a PDF o Excel para la gestoría o una inspección.
| Empleado | Entrada | Pausa | Salida | Total | |
|---|---|---|---|---|---|
| Lucía Fernández | 09:01 | 14:00 | 18:02 | 8h 30m | editar |
| Marta Gómez | 08:59 | — | 18:00 | 9h 00m | editar |
- Filtra por empleado o rango de fechas para acotar lo que ves.
- Pulsa "editar" en una fila para corregir una hora mal fichada (queda en la auditoría, con tu nombre).
- Exporta a PDF o Excel con los botones de la derecha.
Justificar una ausencia en un fichaje
Al pulsar "editar" en una fila, en la columna Justificante tienes dos cosas:
- "+ just." — el motivo. Elige de la lista: Médico de Cabecera, Médico Especialista, Hospitalización Familiar, Defunción Familiar, Baja Médica u Otros.
- "📎 Adjuntar" — el documento. Sube el PDF o la foto del justificante (también valen fotos del móvil). Luego se abre con un clic, y con la × se quita.
Ausencias y vacaciones
Tus empleados solicitan vacaciones o justifican una baja desde su móvil; tú las apruebas o rechazas desde el panel. Las pendientes te aparecen también en el dashboard.
| Empleado | Motivo | Fecha | Estado | |
|---|---|---|---|---|
| David Ramírez | Cita médica | 22 jul | PENDIENTE | ✓ ✕ |
| Elena Castro | Vacaciones · 6 días | 15–20 ago | PENDIENTE | ✓ ✕ |
- Elige la pestaña "Pendientes" para ver lo que espera respuesta.
- Aprueba (✓) o rechaza (✕) cada solicitud con un clic.
- Los días aprobados se reflejan en el calendario y se excluyen de los avisos de fichaje.
Festivos
Los festivos nacionales ya vienen cargados. Puedes añadir tus fiestas locales, importar los de un año o desactivar uno si tu empresa trabaja ese día.
| Fecha | Día | Festivo | |
|---|---|---|---|
| 1 Enero | Jueves | Año Nuevo | ✕ |
| 15 Agosto | Sábado | Asunción de la Virgen | ✕ |
| 12 Octubre | Lunes | Fiesta Nacional | ✕ |
| 25 Diciembre | Viernes | Navidad | ✕ |
La zona del empleado
Cada trabajador tiene su propio acceso. Entra en app.fichalo.app/gestion/ con su DNI y su PIN, y solo ve lo suyo — nada de administración.
| Pantalla | Qué puede hacer |
|---|---|
| Inicio | Ver sus horas del mes, su balance de bolsa, vacaciones restantes; fichar con un botón; ver quién está en la sede ahora y los próximos festivos |
| Mis registros | Consultar todos sus fichajes |
| Bolsa de horas | Horas trabajadas frente a contratadas, mes a mes |
| Vacaciones | Solicitar días (le llegan al responsable para aprobar) y ver los que tiene |
Versión rápida: solo consultar horas
También existe una página simple para consultar horas sin más, en app.fichalo.app/fichajeremoto/mis-horas (DNI + PIN). Útil para dejarla en el terminal de fichaje.
| Día | Entrada | Salida | Horas |
|---|---|---|---|
| mié 23 | 09:01 | 18:02 | 8,30 |
| mar 22 | 08:59 | 18:00 | 9,00 |
Informes y avisos automáticos
Informes
Desde Registros o desde la ficha de cada empleado, exportas las horas a PDF o Excel con un clic — listo para la gestoría, la nómina o una inspección de trabajo.
Avisos automáticos por correo
Fíchalo vigila las jornadas por ti y avisa por email:
- No fichó la entrada. El empleado recibe un recordatorio y tú una copia.
- Se fue sin fichar la salida. Aviso para corregirlo el mismo día.
- Resumen mensual. El día 1, un correo con las horas de cada trabajador del mes anterior.
Dispositivos y soporte
Dispositivos ESP32
Si tu empresa usa el terminal físico de pared, lo gestionas desde Dispositivos: das de alta el aparato, lo asignas a una sede y ves si está conectado. Los empleados fichan acercando su tarjeta NFC.
Copias de seguridad
Tus datos se copian cada noche, cifrados y fuera del servidor, y se conservan de forma segura. No tienes que hacer nada: es automático.
Soporte
¿Dudas o sugerencias? Escríbenos a info@fichalo.app. Trabajamos sobre las propuestas de nuestros clientes y mantenemos el sistema al día con la ley.